Čas dovolených, pro někoho volno, pro event managera nejvyšší čas rezervovat hotel na příští firemní akci 2024. Pokud jste to ještě nestihli. Teď už je totiž skoro pozdě, ty lepší termíny a hotely pro 100 lidí jsou rozebrané už víc než rok dopředu. Pro 40 osob není problém najít místo ještě 2 měsíce před akcí, pokud nemáme moc vysoké nároky.
Roky zkušeností na hotelu a při pořádání firemních akcí a stejně mě pokaždé překvapí, že to není tak jednoduché, jak se zdá. A to nemám žádné přehnané nároky.
S tímhle návodem je to snadné:
- Ujasním si proč, kdy, co, kdo a kde
- Priority při výběru hotelu
- Který vybrat?
1. Co vlastně chci?
Možná máte jasno, pak můžete po zodpovězení základních otázek přeskočit k bodu 2. Pokud tápete, je tato část pro vás. Ještě než se budeme rozhodovat KDE, potřebujeme vědět PROČ, KDY, CO a KDO?
Proč?
PROČ vlastně firemní akci pořádáme? Možná potřebujeme proškolit lidi, které jinak z kanceláře nedostaneme anebo utužit týmy. U nás je to hlavně pro mladší kolegy událost roku. Den mimo kancelář, kdy mají příležitost se seznámit a užít si něco, na co budou ještě dlouho vzpomínat.
Kdy?
Když vím proč, tam chci jet, můžu vytipovat termíny. My chceme být venku, tak zbývá květen, červen, je hezky a ještě nezačaly dovolené. Přijatelným kompromisem pro firmu i pro lidi je pátek až sobota. To jsou samozřejmě ty nejexponovanější dny, jak pro hotely, tak na různé soukromé akce zaměstnanců. Za zvážení stojí i třeba neděle nebo duben. Jenže to taky může být pláštěnková party. Zážitky nemusí být pozitivní, hlavně že jsou intenzivní.
Kolik lidí pojede?
U povinné akce je to snadné, přijede 90 % lidí, ostatní se vymluví na nemoc, děti, dovolenou a podobně. U nepovinné akce nevědí ještě týden před odjezdem natož rok dopředu. Záleží na atmosféře ve firmě, věkové struktuře a programu. Náš věkový medián je 43 let, na akci jezdí většinou lidé do 50 let, starší už to prý všechno zažili. Vzhledem k tomu, že je hodně prostoru pro sportovce, tak ti jezdí všechny věkové kategorie. Když jedeme na místo vzdálené do 2 hodin od firmy, přijede zhruba 70 – 75 %. Z nových týmů, které neví co čekat, je to zhruba 55 % a ze vzdálených poboček (4 hodiny cesty) je to také tak.
Co tam budeme dělat?
CO budeme dělat je důležitá otázka při výběru hotelu. Jestli potřebujeme prostor na školení nebo na týmové aktivity, sportoviště, bazén nebo masáže? To si vytipuju předem. Většinou preferujeme sport a čerstvý vzduch.
Kde?
A pak už můžeme zvolit KDE. Ideální je 1 až 1,5 hodiny od firmy. Čím dál, tím větší náklady na dopravu a čas lidí a také menší ochota přijet. Když máme víc poboček, můžeme hledat lokalitu některým jejich směrem. My hledáme na Vysočině, kde je velký výběr kongresových hotelů a je to směrem k našim divizím v Brně a Bratislavě. Ale to je samozřejmě oblast, kam jezdí všichni a podle toho pak ceny a obsazenost vypadá.
2. Priority při výběru hotelu a vyhledávání
Stanovím si priority, co by měl hotel na firemní akci splňovat. Jestli kromě ubytování potřebuji i konferenční prostor, bazén, sportovní aktivity nebo speciální jídlo, prostor na grilování a podobně. U nás není primární ani tak luxusní ubytování, protože spánek stejně na programu mnoho lidí nemá. Chceme hotel v přírodě s výběrem sportovních aktivit, určitě hřiště na volejbal, discgolf, tenis nebo beachvolleyball jsou příjemným zpestřením. Když den mimo kancelář, tak abychom byli co nejvíc na čerstvém vzduchu. Na velikosti hotelu záleží, jestli se budeme potkávat s jinou akcí. Proto spíš preferuji hotely pro 100 lidí, abychom tam byli sami. Dívám se na běžné ceny za osobu noc, ceny nad 1500 Kč/osoba už mi přijdou zbytečné.
Vyhledávání
Když se nechci o hotel dělit s jinou skupinou, zadávám do vyhledávače „hotel firemní akce 100 osob“ + lokalitu. Nejjednodušší je vyhledávat v různých databázích hotelů, ale tam nejsou všechny. Vyhledávám i v mapě klíčové slovo „hotel“ podle zajímavých lokalit, a na stránkách hotelu dohledávám počet lůžek. Je to zdlouhavější, ale dají se najít ostatními nanalezené možnosti.
Cenová kalkulace
Oslovím vytipované hotely splňující podmínky aktivit, zhruba cenu, do požadavků na cenovou kalkulaci píšu:
- počet lidí (k počtu, který jsem si spočítala podle procent výše přidávám zhruba 10%, protože nemačkám lidi na pokoje na každé lůžko), z toho počet jednolůžkových pokojů (pouze pro vedení)
- stravu (může to být při příjezdu coffebreak, který lidi uvolní, pak oběd a večer raut, odjíždí se druhý den po snídani)
- představu programu. Hotely jsou navíc schopné nabídnout plno dalších aktivit
Do požadavků zadávám také, aby byly klíče od pokoje pro každého člověka a restauraci otevřenou do 2 hodin v noci ( otevřenou déle jsem zatím nenašla, tak mi klidně dejte tip).
3. Výběr hotelu a rezervace
A pak si z došlých kalkulací, které zhruba splňují rozpočet, vyberu ten, u které se mi nejvíc líbí okolí a nabídka aktivit. Rezervuji hotel, zaměstnancům pošlu notifikaci termínu a pro letošní rok mám splněno. Pokračování plánování po novém roce.
Tipy na hotel na firemní akci, kde měli ještě na příští rok volno: Hotel Medlov, Fryšava pod Žákovou horou, Hotel Ski, Nové město na Moravě (nabízí mobilní biatlon), resort Mozolov u Tábora (ubytování ve vila domech trochu primitivní, spíš pro mladé kolektivy)
A co vy? Chystáte akci s předstihem nebo tomu necháte spontánní průběh?
Zajímají Vás tipy k plánování firemních akci? Můžeme se spojit na Linkedin.